Organização de Eventos: O Evento

Este post é continuidade do: “Organização de eventos: o pré-evento”.

Após a organização de tudo que envolve as atividades pré-feira, o profissional responsável pela execução e planejamento do evento deve se preocupar em repassar as informações aos envolvidos, bem como cuidar de suas outras atividades que podem gerar valor a marca.

Elabore press releases sobre os destaques que sua empresa leva a feira para eventuais coberturas jornalísticas durante o evento, realize o controle constante do estoque de catálogos e folders e assegure que o estande esteja impecavelmente estruturado. Também é importante acompanhar sempre a montagem alguns dias antes – dependendo da estrutura do seu estande.

Certifique-se de que você tem os contatos de todos os fornecedores com os quais você tratou e negociou durante o pré-evento (montadora, buffet, segurança, limpeza, comunicação visual, dentre outros) pois somente com estes contatos sempre às mãos é que você conseguirá resolver eventuais problemas fora do escopo mais rapidamente, como aquela luz acima do balcão-bar que queimou, por exemplo.

Estar preparado e munido de todas as informações e detalhes do evento faz parte do papel do profissional que organiza eventos – geralmente, profissionais de marketing ou RP.

Controle de budget também é fundamental para que o evento seja um sucesso, embora muitos não se preocupem com esta questão. Somente fazendo negociações é que a verba destinada a parte de eventos pode ser melhor trabalhada e eventualmente, aplicada em ações que enriqueçam a participação na feira.

Ações diferenciais

Durante as feiras, é muito comum que as empresas façam ações promocionais diferenciadas, como sorteios de brindes, produtos, promovam descontos relâmpago ou demonstrações que venham a atrair o público (pirotecnia, apresentadores conduzindo performances e demonstrações, etc).

Embora sejam atividades que raramente geram venda “instantânea”, as ações diferenciais são importantes para gerar um bom buzz marketing de sua marca durante o evento e nas coberturas jornalísticas do seu segmento de atuação.

Se você optar por fazer sorteio em seu estande, certifique-se com a organizadora da feira em questão se você deve seguir regras de sorteio para que sua empresa não seja multada por não seguir o regulamento.  No caso de descontos, promova a ação para que o cliente entenda exatamente todos os detalhes que a caracteriza. Não tente “fisgar” o cliente com letras garrafais tentadoras em banners ( Ex. GANHE UM NOTEBOOK AQUI AGORA MESMO!) e em letras minúsculas e miúdas, que não seja possível a leitura intuitiva (Ex. na compra de R$200.000,00 em produtos feita neste estande hoje). Ser transparente é a melhor opção ao realizar este tipo de campanha. O pessoal de vendas da empresa pode explorar (e devem!) a ação promocional ao divulgar para os clientes.

Mensure a visitação

Outro ponto importante é a mensuração de quem está visitando seu estande. Prepare fichas de cadastro com pontos chave para que os vendedores possam anotar quem teve interesse nos produtos, serviços, etc. É extremamente importante que, no caso de contratação de coletores de dados, isso seja um complemento a ele pois nos coletores, somente existem informações de cadastro e não de interesse do cliente.

Estas informações serão de muito valor para o pós-evento.

Comunique-se, seja atencioso com prospects

Faça o seu melhor e tente motivar os colaboradores a fazerem o mesmo. Observe que algumas ações como mostrar-se solicito e interessado ao prospect que pára em frente ao seu estande, mas não entende quais são seus produtos, pode fazer com que ele entre, sente-se, tome um café e torne-se o cliente que fará o ROI do seu evento ser bastante positivo.

O segredo do sucesso de um evento está no empenho em que a equipe -desenvolvendo suas atividades – terá em manter o cliente atraído pelo seu negócio.

# Brinde promocional exclusivo para eventos é um investimento bastante interessante como forma de diferenciação e divulgação da marca. Só não se esqueça de não confeccionar sacolas, por exemplo, pequenas – a ponto de serem “engolidas” pelas maiores – ou grandes demais, das quais nem mesmo os clientes suportam segurar.

# Você pode fazer uma breve apresentação – geralmente utilizo o PowerPoint – para mostrar a todas as pessoas que estarão no evento sobre os detalhes. Fazer uma reunião poucos dias antes lhe auxilia a prover as informações mais importantes e relevantes do evento.

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