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Organização de Eventos: O pré-evento

Para os posts Pré-Evento, Evento e Pós-evento, nos focaremos no exemplo de uma exposição em uma feira de negócios.


Saiba de uma coisa: você não fará o evento funcionar sozinho. As outras áreas da empresa devem estar em total conjunto tanto quanto ou mais (lembre-se da perfeição) do que no seu dia-a-dia de profissional.

O pré-evento é onde tudo vai ser pensado, passado e controlado minuciosamente. Para isso, você deve ter um cronograma e um plano B deste cronograma – o que significa essencialmente TEMPO. Pode parecer que seja exagero ter um plano B, mas é preciso estar preparado para contar com atrasos das equipes e cumprimento de tarefas em cima da data, coordenando isto com as datas estipuladas pela organização da feira.

»O que, para quem, como, onde, por que e quando fazer…

Sem dúvidas que para organizar um evento – como muitas outras atividades – de sucesso, é preciso que seja definido antes de tudo, os objetivos do mesmo. O que fazer, quem serão os clientes convidados pela empresa, como será feito (qual a verba? Quem da empresa vai se deslocar no dia do evento?), por que precisa participar deste evento, etc. Somente a partir de uma reunião com as equipes envolvidas é que você conseguirá delinear o cronograma de ações.

»Checklist

Agora que você já realizou uma reunião inicial com as equipes, através da Ata você já consegue elaborar o checklist para repassar a todos e datar responsabilidades. É importante que o checklist esteja sempre atualizado e sendo enviado e discutido periodicamente com todos, para conferirem o que está funcionando e o que não está. Muitas atividades estão interligadas umas com as outras.

Não esqueça de detalhar absolutamente todos os assuntos que envolvem o evento. Isso vai desde cabide na área reservada aos funcionários até a freqüência com que a faxina será feita nas áreas.

Você pode, também, fazer dois checklists. Um entre atividades internas e outro para controlar a montagem do stand, com os detalhes mais minuciosos que lhe cabe – particularmente, acho mais eficiente, mas cada um tem uma forma de trabalhar.

»Definindo o cronograma

Para lhe ajudar a estruturar o cronograma, utilize o disponibilizado pela empresa que realiza a feira. A partir das datas limite de entrega dos formulários e pagamentos de taxas, você pode se basear em quais datas suas ações devem ser feitas, como, por exemplo, envio de convites, cronograma de eventos paralelos (se tiver), preparação de material promocional e layout do stand.

»Conduzindo e comunicando

A partir do momento em que o cronograma é definido, você deverá conduzir as pessoas a cumprirem as datas pré-definidas e sempre se utilizando do checklist para não se esquecer de nenhum detalhe do evento.

Converse com as equipes, pergunte como está a situação do assunto abordado no checklist. É muito importante que seja tudo feito com transparência para que todos trabalhem em conjunto. A flexibilidade e a transparência quando algo sair fora do seu cronograma é a chave do sucesso para não criar situações de desconforto (por isso é importante o cronograma ter um plano B, uma “sangra” de tempo para que você consiga cobrar os envolvidos).

Ouvir as dicas de quem não organizou o evento, mas participou de alguma forma, também é uma maneira colaborativa para que você se lembre de cada detalhe do evento. Não encare isso como uma forma de negativar o seu trabalho, mas sim, de enriquecer ainda mais o seu olhar crítico quando for organizar o evento.

Afinal, como você conseguiu se esquecer do cinzeiro no dia do evento, só porque não fuma?

# Aqui você pode encontrar um Guia de Eventos (com as diversas fases) para que você se baseie. Você pode utilizar para montar seu checklist.

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3 Comentários on “Organização de Eventos: O pré-evento”

  1. Rômulo Haack disse:

    Muito interessante!
    Na verdade eu nunca havia pensado no tal do “plano B”. Ache, de fato, bem importante – principalmente da maneira que tu colocou.
    E bem… depois desta… acho que um checklist é bem interessante e bom pra não se perder e manter as coisas mais organizadas ^^

    Ótimo artigo :)

    • brubrazão disse:

      Rômulo,

      obrigada pela visita e pelo comentário.
      O plano B é extremamente importante para pessoas que trabalham com situações que podem sofrer com as variáveis tanto micro quanto macroambientais.

      Abraços,
      Bruna.

  2. [...] Este post é continuidade do: “Organização de eventos: o pré-evento”. [...]


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