Organização de eventos: o pós-evento

Este artigo é continuidade do “Organização de eventos: o evento”.

Após todo o esforço realizado pré e durante o evento, é necessário mensurar o quão importante foi a participação da empresa e se efetivamente vão renovar o espaço para o próximo ano. Necessariamente, você deve se preocupar tanto com cliente interno, quanto externo pois um evento não é feito somente pela área de marketing e a percepção deve ir além do responsável pelo evento como um todo.

É preciso levar em consideração que em muitos negócios – principalmente B2B – as negociações entre área comercial e clientes podem durar até mesmo anos, o que torna totalmente inviável fazer a mensuração de um ROI de evento pelos produtos vendidos durante o período de exibição.

Nesses casos, é importante ter uma atuação voltada para gerar novos negócios e, também, fortalecimento de marca.

- Quem visitou o estande?

Embora muitas visitas sejam irrelevantes ao negócio, é possível que da quantidade total (você deve separar contatos qualificados de visitantes em geral) seja possível encontrar oportunidades de negócio. O mais importante e que muitas vezes se perde ao longo do caminho, é que todas as visitas fiquem concentradas em uma pessoa determinada a coletar os dados e organizá-los posteriormente. Você pode contratar uma recepcionista para o evento (dependendo do seu tipo de negócio) ou aproveitar colaboradores da própria empresa para economizar neste investimento, uma vez que o procedimento é muito simples.

Comumente, são utilizados coletores de dados para registrar todas as visitas do estande, mas este ainda é um procedimento bem precário no Brasil para qualificar as visitas. Por isso, recomendo que sejam feitos registros – via tablet, computador ou fichas de papéis – de pessoas que foram além da visita e que efetivamente se tornaram uma oportunidade de negócio para sua empresa para que a área comercial possa contatá-los posteriormente e mais rapidamente. Coloque dados essenciais para o primeiro contato.

Todos estes dados vão virar informação após serem tabulados e disparados para as áreas internas de interesse.

- Agradecimento: fortaleça sua marca

É importante demonstrar aos que visitaram seu estande que a empresa tem um apreço por aqueles que, em meio a tantos estandes, passaram também no seu. Isso ajuda a fortalecer o relacionamento e melhorar a percepção da sua marca.

- Acompanhamento das ações

Após tabular os dados e informar à equipe comercial sobre os contatos prospectados durante a feira, é interessante saber qual a situação da negociação e atualizar esta informação. Embora isto seja uma atividade de vendas, muitas vezes a área de marketing é responsável por acompanhar e ter estes dados sempre disponíveis para reuniões de estratégia.

- Reunião pós evento

Reuna as áreas envolvidas para um brainstorm sobre os pontos positivos e negativos da atuação como um todo da empresa no evento. O que foi bom? O que foi negativo? O que podemos melhorar? Qual o impacto da comunicação visual nas suas negociações, chamou atenção para novos produtos/lançamentos/diferenciais? E a marca, foi bem percebida?

Neste momento, você deverá ponderar o que são críticas extremamente construtivas do que efetivamente não impacta no negócio como um todo. Há muitos colaboradores que não diferem situações isoladas de erros irreparáveis, portanto, saiba dosar o que pode e o que não deve ser levado adiante.

Adds:

# Um sistema de CRM ajuda na inserção da informação de onde veio a venda (Ex. Feira XYZ) que pode servir como um importante indicador de futuras participações na feira. Isso ajuda a informação não se perder com o tempo.

# Os sistemas de sorteio de área de estande costumam ser um tanto quanto falhos por parte de grandes organizações de eventos. Esteja sempre preparado para negociar o valor do espaço, os benefícios e mudanças para áreas melhores localizadas – principalmente se você é expositor há mais de 3 edições.